Vorlage 1 — Speisekarten-Vorlage (Word und PDF) (in Vorbereitung)

Die Speisekarten-Vorlage löst das häufigste praktische Problem: die korrekte Formatierung des Fußnoten-Systems auf einer gedruckten Speisekarte.

Was die Vorlage enthält:

• Fertig formatierte Speisekarten-Struktur mit Abschnitten für Vorspeisen, Hauptgänge, Desserts und Getränke
• Platzhaltertext für Ihre Gerichte mit Beispiel-Fußnoten

Verfügbare Formate:

• Word (.docx) — direkt bearbeitbar, Schriftarten und Farben anpassbar, eigene Gerichte einfügbar
• PDF – zum Druck

Varianten: Restaurant (mehrere Seiten, vollständige Kategorien), Bistro/Café (kompakte Einseitenversion), Catering (Buffet-Aufstellervorlage).

In Vorbereitung: Diese Vorlage steht noch nicht zum Download bereit.

Vorlage 2 — Allergen-Dokumentation (Excel)

Mit der Excel-Vorlage hältst du für jedes Gericht fest, welche der 14 Allergene es enthält. Sie kann Teil deiner Aufzeichnung sein, ersetzt sie aber nicht.

Aufbau der Vorlage:

• Eine Zeile je Gericht
• Je eine Spalte für jedes der 14 Hauptallergene (Anhang II der Verordnung (EU) Nr. 1169/2011); ein x kennzeichnet ein enthaltenes Allergen
• Eine Freitext-Spalte „Spuren-Hinweis“ (in der Vorlage leer)
• Ein zweites Blatt „Hinweise“ mit einer kurzen Ausfüllhilfe

Die Angaben trägst du selbst aus den Zutatenlisten und Spezifikationen deiner Produkte ein. Die Vorlage rechnet nichts automatisch aus. Stand der Vorlage: 08.10.2026; sie ersetzt keine Rechtsberatung.

Allergen-Dokumentation herunterladen (Excel, .xlsx)

Allergen-Dokumentation herunterladen (CSV, Semikolon, UTF-8)

Vorlage 3 — Schulungsprotokoll (PDF) (in Vorbereitung)

Das Schulungsprotokoll ist der dritte Baustein der Allergen-Dokumentation: Es dokumentiert, dass Ihre Mitarbeitenden nachweislich über Allergene, Kreuzkontamination und die korrekte Gäste-Kommunikation informiert wurden. Mit dem Protokoll kannst du festhalten, wer wann zu welchen Inhalten unterwiesen wurde.

Was das Schulungsprotokoll enthält:

• Kopfbereich mit Datum, Uhrzeit, Ort und Dauer der Schulung
• Feld für den Namen und die Funktion des Schulungsleiters
• Teilnehmerliste mit Namen, Position und Unterschrift
• Checkliste der behandelten Schulungsinhalte:
• Die 14 EU-Pflichtallergene und Beispiele für ihr Vorkommen (nicht abschließend)
• Erkennung und Kommunikation von Allergen-Anfragen durch Gäste
• Kreuzkontamination: Risiken und Vermeidungsmaßnahmen in der Küche
• Aktualisierungspflicht bei Rezeptur- und Lieferantenänderungen
• Dokumentationspflichten nach LMIV
• Freifeld für betriebsspezifische Zusatzinhalte

In Vorbereitung: Diese Vorlage steht noch nicht zum Download bereit.

Wie Sie die Vorlagen einsetzen

Einstieg mit allen drei Vorlagen gleichzeitig:

Der wirksamste Ansatz ist die parallele Nutzung aller drei Vorlagen von Beginn an. Starten Sie mit der Excel-Dokumentation: Tragen Sie zunächst alle Produkte aus Ihren Lieferanten-Zutatenlisten ein (Sheet 1), ordnen Sie dann die Produkte den Gerichten zu (Sheet 2) und drucken Sie die fertige Allergen-Übersicht aus (Sheet 3). Passen Sie die Speisekarten-Vorlage dann auf Basis dieser Übersicht an. Das Schulungsprotokoll setzen Sie ein, wenn das Team auf den neuen Stand gebracht wird.

Tipps zur Anpassung:

• Ersetzen Sie den Platzhaltertext in der Speisekarten-Vorlage Gericht für Gericht mit Ihren tatsächlichen Angeboten und setzen Sie die richtigen Fußnoten-Buchstaben entsprechend der Excel-Auswertung
• Fügen Sie Ihr Logo in der Kopfzeile der Speisekarten-Vorlage ein
• Ergänzen Sie das Schulungsprotokoll um Ihren Betriebsnamen und betriebsspezifische Sicherheitsanweisungen

Von der Vorlage zur Software

Vorlagen sind ein Einstieg in die Allergen-Dokumentation. Ob sie für deinen Betrieb ausreichen, hängt von Speisekarte, Lieferanten und Pflege ab.

Wo Vorlagen an ihre Grenzen stoßen:

• Häufige Lieferantenwechsel: Jede Änderung erfordert manuelle Nachführung in der Excel-Tabelle und auf der Speisekarte
• Große Speisekarten: Viele Gerichte, viele Zutaten, viele Produkte — der manuelle Pflegeaufwand steigt proportional
• Unangekündigte Reformulierungen: Die Vorlage erkennt keine Änderungen in Zutatenlisten — das müssen Sie manuell feststellen

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Häufige Fragen

Wo finde ich kostenlose Vorlagen für die Allergenkennzeichnung?

Auf dieser Seite findest du kostenlose Vorlagen: heute die Allergen-Dokumentation (Excel/CSV) und die Allergene-Tabelle zum Ausdrucken; Speisekarten-Vorlage und Schulungsprotokoll sind in Vorbereitung. Die Excel-Dokumentation ermöglicht die systematische Erfassung der Allergene je Gericht (Gericht × 14 Allergene). Das Schulungsprotokoll im PDF-Format dokumentiert Mitarbeiter-Schulungen mit Teilnehmerliste, Inhalten und Unterschriften. Die Vorlagen können frei an deinen Betrieb angepasst werden.

Welche Vorlage ist die richtige für mein Restaurant?

Das hängt von Ihrer aktuellen Situation und Ihrem konkreten Bedarf ab. Haben Sie noch keine strukturierte Allergen-Kennzeichnung auf der Speisekarte, ist die Speisekarten-Vorlage Ihr Einstiegspunkt — sie gibt Ihnen ein fertiges Format mit Fußnoten-System, das Sie nur noch mit Ihren Gerichten befüllen müssen. Parallel dazu empfiehlt sich der Einsatz der Excel-Dokumentation, um die Allergen-Zusammensetzung aller Gerichte systematisch herzuleiten und nachvollziehbar zu dokumentieren.

Das Schulungsprotokoll setzen Sie ein, sobald Sie Ihr Team auf den neuen Stand bringen — spätestens wenn die aktualisierte Speisekarte in Betrieb geht. Idealerweise nutzen Sie alle drei Vorlagen als aufeinander aufbauendes System: Die Excel-Tabelle liefert die Daten, die Speisekarten-Vorlage bildet sie ab, und das Schulungsprotokoll dokumentiert die Mitarbeiter-Einweisung.

Reicht eine Vorlage oder brauche ich Software?

Für kleine Betriebe mit überschaubarer Speisekarte und stabilen Lieferanten kann eine sorgfältig geführte Tabelle als Teil der Aufzeichnung genügen. Ob sie im Einzelfall ausreicht, entscheidet die Lebensmittelüberwachung.

Wo Vorlagen an ihre praktischen Grenzen stoßen: Bei häufigen Lieferantenwechseln oder Rezepturänderungen erfordert jede Änderung manuelles Nachführen in der Excel-Tabelle, in der Speisekarten-Vorlage und in der Mitarbeiter-Information. Das ist zeitaufwändig und fehleranfällig — insbesondere wenn eine Zutat in vielen verschiedenen Gerichten verwendet wird und eine Änderung alle betroffenen Gerichte gleichzeitig betrifft. Bei größeren Betrieben mit breiter Speisekarte oder wechselnden Tagesangeboten empfiehlt sich der Wechsel zu einer Software.

Kann ich die Vorlagen an meinen Betrieb anpassen?

Ja — alle drei Vorlagen sind für die freie Anpassung konzipiert. Die Speisekarten-Vorlage liegt im Word-Format vor und kann mit jedem gängigen Textverarbeitungsprogramm bearbeitet werden: Schriftarten und -größen ändern, Farben Ihrer Corporate Identity anpassen, Gerichte einfügen, Ihr Logo in der Kopfzeile platzieren. Die Excel-Dokumentation enthält vorkonfigurierte Formeln, die Sie beliebig erweitern können — neue Produkte und Gerichte können jederzeit hinzugefügt werden. Das Schulungsprotokoll können Sie um betriebsspezifische Inhalte, Sicherheitsanweisungen oder interne Verfahrensanweisungen ergänzen.

Die Bezeichnungen der 14 Allergene entnimmst du am besten wörtlich Anhang II der LMIV. Für die Zusatzstoff-Hinweise gelten die Vorgaben des Zusatzstoffrechts; prüfe sie vor dem Druck.

Zuletzt aktualisiert: März 2026 · chiwai — Allergenkennzeichnung für die Gastronomie